Tag時間術

効率の良い会議をするために設定して共有しておくべき事

最近、学部の後輩と打ち合わせをする事が多くて、効率が悪いなと思う事が多々ありました。

自分自身、ちゃんと出来ているわけでは無いのですが、良い機会なので整理して、書いておこうかなと思います。

後輩達は参考にでもして貰えたら嬉しいです。

    1. 目的
    2. ゴール
    3. 議題
    4. 参加者
    5. 時間
    6. 場所

目的

会議の目的は絶対に必要です。

たまに目的が無く、議題だけがある状態で話が進んでいます。

人によって、意識が違う方向に向かっているから議論がまとまらなくなります。

こないだ、ある後輩に相談された内容も、一人だけ目的意識がズレている、というものでした。

何のために議論するかを設定しておかないと、人格的な話に移りかねません。

ゴール

どのような状態になっていれば目的を達成できるのかを明確にしておきましょう。

ゴールが無いと、延々と終りが見えない状態が続きます。

アイディアが10個出たら終わり、など誰もが判断できる明確な基準を設けましょう。

議題

議題が目的やゴールをそのままである事も多いように思います。

例えば、次回のイベントをどうするか決めるという目的の場合、議題が次回のイベントについてとなっている時が多いです。

おそらく、この場合は

  1. 何のためのイベントにするか(WHY)
  2. いつやるか(WHEN)
  3. どこでやるか(WHERE)
  4. 誰がやるか(WHO)
  5. 何をするか(WHAT)
  6. どうやって進めるか(HOW)

という風に論点を分けられると思います。

論点を分けずに議論を進めると、上の6つの項目を行ったり来たりしながら、何も決まっていなかった、というような状態が生まれてしまいます。

参加者

参加者が曖昧なまま会議をすると、誰かがいないと分からない、みたいな事が生まれます。

議題を決めたら、それを決定するのに必要な人をちゃんと呼びましょう。

また、必要がないのに呼ばれてる人も多く見かけます。

実際、自分も後輩に呼ばれたけど、必要なかったよね、っていう会議もありました。

人の時間は大切にしましょう。

時間

始める時間は皆決めていますが、終わる時間を決めている事が少なすぎます。

終わる時間を決めておかないと、議論が色んな方向に進んでしまい、いつまでも会議が続きます。

全ての可能性を議論しようとしたら、キリがありません。

時間を決めて、その時間で議論できる事に優先順位を明確にして進めましょう。

ここで、会議の目的がはっきりしてないと、優先順位にも参加者の意識のズレが生じるので気をつけましょう。

参加者が四人の場合、一時間会議をしたら四時間分の時間を使った事になります。

アルバイトの時給を1000円とすると、4000円使ったことになります。

その会議は4000円の価値があったでしょうか?

場所

アホみたいな事を書いてますが、これが決まってない事も多いです。

これが決まってない状態だと、会議をする場所を決めるために最初の15分ほどを費やすことになります。

参加者が4人なら60分、一時間分の時間を無駄にしています。

 

偉そうな事を書きましたが、自分自身出来てない事も多いです。

ただ、上に書いた項目をしっかりと決めて置いた場合、それまで一時間半かかっていたような議論が30分くらいで終わります。

忙しい時の会議ほど、基本に立ち戻ってしっかりとやりたいなと思います。

んでもって、余った時間で飲みにでも行きましょう!

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時間に区切りをつけるために、90分のミュージックプレイリストを作っておく。

学生ならではの時間管理術。 | iftaf.jp で書いたように俺は90分単位で作業をしています。

その時にBGMにする音楽はその時の気分と作業内容で決めている(映像編集等の時にBGMかけたらおしまい)のですが、予め90分のプレイリストを作っておく事でメリハリをつけています。

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自分を変えるために編み出した究極のライフログ

まずは写真を見てください。

 

これが俺のライフログです。

病気を治すために自分を客観視しようとした中で編み出しました。

 

対応しているサービスは

  • Foursquare
  • Last.fm
  • twitter
  • Dropbox
等になります。

どんな音楽を聞いている時が効率が良いかとか、Dropboxの変更が多ければ多いほど作業に集中してるんじゃないかとか、そういうのを特に初期の頃は細かく考えていました。

まぁとにかく電子機器で何かしらアクションを起こしたら全て記録に残るようにしたくらいの感覚です。

 

これだけ項目があると、逆に何も記録がない時間帯は寝てるか、なにかしらヤバいことになってるというのがわかります。

直接的に何をしていたか書いてなくても、項目を複数見れば大体わかります。

 

さて、作り方なんですがGoogleカレンダーとIFTTTを使っています。

IFTTTは聞いたことがない人もいると思います。

簡単に言うと、様々なクラウドサービスを簡単に連携させられるサービスです。

 

あとは

  • RSS化できるものはRSSにしてIFTTTに連携させ記録。
  • もともとIFTTTが対応しているサービスはアクションが起こる度にIFTTTで記録。

で完了です。

 

これで一度設定してしまえば、ライフログをとろうという意思がなくても全自動でやってくれるので便利です。

本当に自分と向き合いたい人にはぜひオススメします。

 

ちなみに他にも電話記録をGoogleカレンダーに残すandroidアプリなんかも入れています。

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